Samusocial in Brussel: bouwen aan een digitaal ecosysteem waarin de begunstigden centraal staan

In het kader van een ambitieuze digitale transformatie wilde Samusocial Brussel zijn informatiesysteem verder ontwikkelen om zijn taken op het gebied van de begeleiding van mensen in zeer kwetsbare situaties beter te kunnen uitvoeren. De uitdaging was tweeledig: de bestaande tools moderniseren en tegelijkertijd de operationele continuïteit voor de teams in het veld waarborgen.

Om deze uitdaging aan te gaan, koos Samusocial voor een ecosysteemarchitectuur, opgebouwd rond een beproefd platform voor het beheer van begunstigden. Rondom deze kern heeft het IT-team van Samusocial verschillende specifieke applicaties ontwikkeld om te voorzien in de specifieke behoeften van de organisatie.

Een structurerende architectuurkeuze

In plaats van helemaal opnieuw te beginnen, heeft Samusocial gekozen voor een pragmatische aanpak:

• Een robuuste applicatiekern voor het beheer van begunstigden

• Specifieke, intern ontwikkelde bedrijfsmodules

• Een onderling verbonden ecosysteem dat toekomstige evoluties mogelijk maakt

Deze strategie maakt het mogelijk om kritieke functies te beveiligen en tegelijkertijd een sterk aanpassingsvermogen aan de realiteit in het veld te behouden.

FacOrg begeleidt het gehele transformatieproces door in een vroeg stadium in te grijpen om de architectuurkeuzes te verduidelijken en te objectiveren. Maar ook door middel van een analyse van de behoeften, de operationele beperkingen en de evolutiescenario's hebben we de teams begeleid bij het definiëren van een samenhangende, duurzame doelstelling die is afgestemd op de zakelijke prioriteiten.

Een configuratie ondersteund door collectieve intelligentie

Naast de technologische keuze was een belangrijke succesfactor dat de teams zich de tools eigen maakten.

FacOrg heeft daarom een reeks functionele en transversale werkgroepen opgezet en begeleid met als doel:

• de gebruikersbehoeften nauwkeurig in kaart te brengen

• de praktijken uit het veld te vertalen naar de tools

• prioriteiten te stellen voor de ontwikkelingen

• de algehele samenhang van het ecosysteem te waarborgen

Dankzij deze collaboratieve aanpak konden de instellingen gezamenlijk worden opgesteld en werd de betrokkenheid van de toekomstige gebruikers vanaf de eerste fasen van het project versterkt.

Change management als kern van het traject

Omdat Samusocial zich ervan bewust was dat een project van deze omvang veel verder reikt dan alleen de technische aspecten, wilde de organisatie ook een solide begeleidingstraject voor verandering opzetten.

FacOrg speelde hierbij een sleutelrol door:

• de strategie voor verandermanagement te definiëren

• de projectgovernance te structureren

• de communicatie- en opleidingsplannen op te stellen

• de feedbackloops vanuit de praktijk te waarborgen

• de teams te begeleiden tijdens de implementatiefase

Deze aanpak heeft het risico op weerstand verminderd, wrijvingspunten voorkomen en een geleidelijke en duurzame acceptatie van de nieuwe tools bevorderd.

Een solide basis voor toekomstige ontwikkelingen

Vandaag de dag beschikt Samusocial over een modulaire, schaalbare en gebruikersgerichte architectuur. De keuze voor een platformkern in combinatie met interne ontwikkelingen biedt de organisatie de nodige flexibiliteit om te blijven innoveren ten dienste van haar sociale missies.

De toegevoegde waarde van FacOrg in dit project:

• kaderbepaling, afstemming en ondersteuning bij architecturale beslissingen

• begeleiding van configuratiewerkgroepen

• afstemming tussen business en IT

• structurering van het veranderingsproces

• waarborgen van acceptatie

Dit project illustreert de overtuiging van FacOrg: succesvolle digitale transformaties zijn die waarbij architectuur, gebruik en veranderingsmanagement op subtiele wijze op elkaar zijn afgestemd.

Wilt u uw applicatie-ecosysteem structureren of de acceptatie van een nieuwe tool waarborgen? Laten we erover praten.